Este tema surgiu-nos por causa da época que vivemos, mas na verdade consideramos que a sua utilidade poderá ser transversal a outros momentos, nomeadamente para pessoas que vivam no estrangeiro ou numa cidade diferente daquela onde o evento terá lugar.
Pode parecer uma situação muito complicada, mas vamos lá desmistificar! Se é este o vosso caso, se necessitam de organizar um evento à distância por algum motivo, instalem-se, pois é para vocês que vamos falar (ou escrever, neste caso)!
- A Internet é a vossa melhor amiga
Estamos sem dúvida numa era em que o processo de pesquisar serviços à distância está muito facilitado, por isso aproveitem!
Anotem as categorias de fornecedores que irão necessitar (animação, catering, maquilhagem…) e comecem a pesquisar várias opções dentro de cada uma delas. Analisem sites, redes sociais, referências em fóruns, e comecem a criar uma lista com os que vos pareceram adequados ao que pretendem.
É também o sítio e momento ideais para procurarem alguma inspiração. O evento vai ser temático? O que é que imaginam em termos de decoração ou atividades?
- Analisem avaliações de outros clientes
Vejam o que é que os clientes antigos destacaram de bom e de mau nos fornecedores que estão a pensar contratar. Analisem se o que é salientado como positivo faz parte dos fatores que são valorizados por vocês.
Há uma dica que adoramos no que diz respeito a feedback de clientes: a forma como as empresas respondem a críticas negativas. O modo como encara e responde (ou não) a comentários menos bons diz muito sobre um fornecedor, portanto vamos lá também espreitar estas avaliações.
- Visitas “virtuais” ao local
Achamos que a escolha do espaço poderá ser uma das tarefas mais complicadas de fazer à distância. Uma visita virtual poderá ajudar-vos muito a diminuir o rol de candidatos. Se, depois desta, conseguirem fazer uma visita física antes de tomarem a decisão final tanto melhor, mas a visita virtual pode servir como filtro, para reduzir a quantidade de deslocações a fazer.
Perguntem se vos podem apresentar o espaço por videochamada: só o simples facto de vos responderem afirmativamente a esta questão já demonstra que são flexíveis e se adaptam às necessidades dos clientes, o que poderá ser uma ótima característica. Esta “visita” é um dois em um, pois vai permitir perceberem se é ou não o que procuram e também se há empatia com os responsáveis. Uma das grandes questões relacionadas com não visitarem fisicamente o local é a noção das áreas; façam perguntas específicas como “quantas pessoas cabem nessa sala?” ou “quantas mesas é possível colocar nesse canto?”. Vão ver que vai ajudar!
- Usem e abusem das chamadas e videochamadas
Falar “cara-a-cara” com os fornecedores vai ajudar a estabelecerem mais facilmente uma relação com eles e perceberem se são “os tais”. Para além disso o facto de vocês lhes poderem apresentar as vossas ideias deste modo também facilitará o entendimento da parte deles. Invistam na comunicação como meio de colmatar a distância!
- Deem preferência a fornecedores locais
Se a vossa necessidade de organizar um evento à distância está relacionada com o sítio onde se encontram, uma boa dica é escolherem fornecedores que estejam próximos do local onde o evento se irá realizar: vão poupar bastante em transporte e alojamento e, para além disso, se os fornecedores já conhecerem a zona, conseguirão alertar-vos mais facilmente para possíveis entraves ou dificuldades.
Claro que nem todos os fornecedores precisam de ser locais; se estivermos a falar por exemplo de alianças, podem perfeitamente ser escolhidas diretamente por vocês no local onde residem. Serviços como o cake design, no entanto, devem sem dúvida estar próximos para facilitar todo o processo logístico, já de si delicado.
- Contratem os serviços de um event planner
Nós sabemos, talvez este conselho possa parecer um pouco tendencioso, mas vamos já justificá-lo. Se há situação em que pedir a ajuda de um profissional da área faz sentido, a distância do local onde vai decorrer o evento é sem dúvida uma delas. O event planner (ou organizador de eventos) conhece o mercado e os profissionais que nele atuam para os vários serviços que vocês irão necessitar. Se for especialista na zona tanto melhor! A comunicação com este profissional é um factor-chave; ele será os vossos olhos, ouvidos e mãos no local.
Se se trata de um casamento e ainda não estão familiarizados com a figura do wedding planner então vejam o nosso artigo sobre o tema, aqui.
Para além das tarefas referidas nestas 6 sugestões, há outras missões que não carecem que saiam de casa, como a escolha das músicas para o evento. Vai haver pista de dança? E que tal começarem a treinar umas coreografias? Para além disso, há também serviços para os quais é mais fácil tomar todas as decisões sem qualquer contacto físico, como por exemplo os convites.
Já estão convencidos que há muito a fazer mesmo sem sair de casa? Mangas arregaçadas? Vamos a isso, está na hora de começar!