Casar em tempos de COVID-19 – Um guia em 8 passos

Casar em tempos de COVID-19 – Um guia em 8 passos

Não é novidade para ninguém que o mundo dos eventos foi um dos mais afetados durante a pandemia. No entanto, como se ouve muito neste momento, a vida não pode parar e o amor também não! É por isso que vos queremos deixar os 8 passos para organizar o vosso casamento, mesmo em época de pandemia. 

 

Primeiro passo – APROVEITEM O MOMENTO! 

Sim! Os tempos são conturbados, mas isso não deve reduzir a vossa alegria neste momento tão único e especial (aliás, achamos que até o devem apreciar ainda mais). Antes de começar toda a correria de preparativos, deixem-se levar pelo significado que tem o noivado. Façam algo a dois (ou duas!), mesmo que seja em casa, para celebrar e marcar esta ocasião e ganhem forças para o que aí vem. 

 

Segundo passo – A escolha da DATA

Esta é uma das decisões mais importantes e a que iniciará o restante processo, já que influenciará a escolha de todos os fornecedores, dependendo da sua disponibilidade. Neste momento, é importante ressalvar que houve cerca de 17 mil casamentos adiados de 2020 para 2021, devido à pandemia, pelo que talvez seja melhor pensar um pouco mais à frente. 

O mais importante é que o dia é vosso, e por isso a data tem de fazer sentido para ambos enquanto casal. As possibilidades são infinitas, mas de uma perspectiva estratégica podem ponderar coisas como, se já existem eventos no mês ou no dia que pretendem, se estão a apontar para um fim de semana prolongado (o que poderá condicionar a quantidade de convidados), ou até se estarão dispostos a fazer o evento num dia da semana para poupar um pouco a carteira.

Para mais detalhes acerca da escolha da data para o vosso casamento, vejam o nosso artigo sobre esse tema aqui!

 

Terceiro passo – Definam o Orçamento (e prioridades)

Este é um dos maiores desafios na organização de um casamento e uma das tarefas mais importantes de todo o processo! Definir um orçamento e tê-lo presente à medida que vão explorando as vossas escolhas não é fácil, mas é essencial para que o vosso evento seja sustentável.

É aí que entra a definição de prioridades: a partir do momento em que decidem o que é realmente essencial para vocês, conseguem fazer a lista de todos os componentes de um casamento, do mais ao menos importante, e apercebem-se do que poderá ter de ficar de fora (se for necessário). 

É neste passo também que poderão pensar na lista de convidados! A quantidade de pessoas que gostariam de convidar vai influenciar muito o orçamento, já que a maioria das despesas são “preço por pessoa” e que há algumas nuances a considerar: por exemplo, no caso do copo d’água existem por norma preços mais reduzidos para crianças, mas é necessário garantir um número mínimo de adultos. Neste caso, com a pandemia, é importantíssimo estar a par das medidas de segurança que vão surgindo, para saber ao certo quantos convidados podem ter no vosso grande dia. A nossa sugestão é que vão estando em contacto constante com o espaço que escolherem para o evento, que vos poderá ajudar ao longo deste processo! E por falar nele…

 

Quarto passo – A Reserva do local da Cerimónia e do Copo d’água

De todos os fornecedores envolvidos num casamento, os do local de cerimónia e copo d’água devem ser os primeiros a ser reservados, sobretudo porque a disponibilidade destes espaços poderá influenciar a própria data do evento (se o local em causa estiver no topo das vossas prioridades, poderão estar dispostos a mudar a data para o conseguir). Numa altura em que as visitas presenciais podem estar condicionadas e que a escolha do espaço poderá ser uma das tarefas mais complicadas de fazer à distância, temos uma dica essencial para vos ajudar na escolha: 

  • Visitas “virtuais” ao local 

Uma visita virtual poderá ajudar-vos muito a filtrar os candidatos. Se depois conseguirem fazer uma visita física antes de tomarem a decisão final melhor ainda, mas esta visita virtual pode servir para reduzir a quantidade de deslocações (e contactos físicos) a fazer. 

Perguntem se vos podem apresentar o espaço por videochamada: só o simples facto de vos responderem de forma positiva a este pedido já demonstra que são flexíveis e se adaptam às necessidades dos clientes, o que poderá ser uma ótima característica. Esta visita é um “dois em um”, pois vai permitir que vejam se é ou não o que procuram e também se há empatia com os responsáveis. Uma das grandes questões relacionadas com não visitarem fisicamente o local é a noção das áreas; façam perguntas específicas como “quantas pessoas cabem nessa sala?” ou “quantas mesas é possível colocar nesse canto?”. Vão ver que vai ajudar! 

 

Verifiquem também com o espaço quais as medidas de segurança que  serão seguidas durante o evento (como a distância de segurança, o desinfetante para as mãos que é posto à disposição, entre outros). Afinal, é importante para garantir que conseguem a festa mais animada sem pôr em causa a segurança. 

Para mais detalhes acerca da escolha do local da Cerimónia e Copo d’água, vejam o nosso artigo sobre esse tema aqui!

 

Quinto passo – Save the Date/Convites 

Agora que a data está decidida e os espaços reservados, chegou a altura ligar o megafone, inspirar fundo e dizer a TODA A GENTE! Bom, mas guardemos o megafone, é melhor usar os Save the Date e/ou os convites.

O Save the Date (traduzido à letra “Guardem a Data”) é opcional e uma espécie de pré-convite. Costuma ser pequeno e ter apenas a indicação de que vai acontecer um casamento, os nomes dos noivos (ou noivas) e, claro, a data. 

Já os convites são algo um pouco mais trabalhado, pois têm mais informação, embora devam ser resumidos. Aqui devemos colocar todos os detalhes essenciais para que os convidados consigam comparecer à hora certa, no local certo e claro, vestidos a rigor (que pode significar irem de fatos de treino à anos noventa, se for o que os noivos pedem).

Caso faça sentido, podem também existir convites específicos para os membros da corte (padrinhos, madrinhas, meninos das alianças, etc). 

Para mais detalhes acerca dos Save the Date e Convites, vejam o nosso artigo sobre esse tema aqui!

 

Sexto Passo – Fornecedores

E agora sim, começa a azáfama. Sabiam que pode haver cerca de 40 fornecedores envolvidos num casamento? Entre fotógrafos, floristas, roupa, espaço, cerimónia, catering e muito mais. A criação de um casamento de sonho é uma verdadeira façanha logística, que requer um enorme poder de organização.

Portanto, é nesta fase que devem ir buscar a vossa lista de prioridades, ver o vosso orçamento e começar a contactar todos os fornecedores essenciais nesta aventura! Tenham em mente que quanto mais cedo fizerem estes contactos melhor, sobretudo com os fornecedores que estiverem no topo da vossa lista, para garantir que ainda têm disponibilidade para a vossa data. 

Mais uma vez, temos aqui algumas dicas para vos ajudar a lidar com uma organização mais digital: 

  • A Internet é a vossa melhor amiga

Estamos sem dúvida numa era em que o processo de pesquisar serviços à distância está muito facilitado, por isso aproveitem! Vasculhem sites, redes sociais, referências em fóruns, e comecem a criar uma lista com os que vos pareceram adequados ao que pretendem. 

 

  • Analisem avaliações de outros clientes

Vejam o que é que os clientes antigos destacaram de bom e de mau nos fornecedores que estão a pensar contratar. Há uma dica que adoramos no que diz respeito a opiniões de clientes: a forma como as empresas respondem a críticas negativas. O modo como encara e responde (ou não) a comentários menos bons diz muito sobre um fornecedor, portanto espreitem também estas avaliações. 

 

  • Usem e abusem das chamadas e videochamadas

Falar “cara-a-cara” com os fornecedores vai ajudar a estabelecer mais facilmente uma relação com eles e perceberem se são “os tais”. Além disso, o facto de vocês lhes poderem apresentar as vossas ideias deste modo também facilitará o entendimento da parte deles. Invistam na comunicação como meio de colmatar a distância!

 

  • Contratem os serviços de um wedding planner

Se há situação em que pedir a ajuda de um profissional da área faz sentido, esta é sem dúvida uma delas. O wedding planner (ou organizador de eventos) conhece o mercado e os seus profissionais, por isso pode ajudar-vos a escolher os fornecedores mais indicados para vocês, mesmo sem precisar de se reunir com eles (ou convosco) presencialmente. Se for especialista na zona tanto melhor! 

Para mais detalhes acerca do que é um wedding planner, vejam o nosso artigo sobre esse tema aqui!

 

Sétimo Passo – Lua de Mel

Depois de tanto foco e concentração no dia do casamento, pensemos um pouco mais adiante: O que querem fazer DEPOIS (além de dormir e recuperar forças)?

É agora que podem pensar na vossa primeira viagem de aliança no dedo que, tal como todos os restantes passos, vai depender da vossa personalidade e orçamento: gostam mais de relaxar numa praia, ou são mais pelo lado citadino da vida? 

Sim, sabemos que pode ser estranho estarmos a falar de viagens numa época em que estas parecem ser tão difíceis e desaconselhadas, mas Portugal é um país que, felizmente, tem muita beleza natural e vários sítios para descobrir – porque não começar por “ir para fora cá dentro” e aproveitar para conhecer todos os seus recantos (seguindo, claro, todas as regras de segurança)? 

 

Oitavo Passo – DIGAM O SIM

Conseguiram! Depois de tanto trabalho, esforço e dedicação, falta apenas uma coisa:

DIZER O SIM!

É agora que o vosso sonho se concretiza em pleno, com ou sem pandemia, e que começam realmente a vossa vida a dois (ou duas), por isso aproveitem ao máximo cada momento porque, acreditem, o dia do vosso casamento passa num segundo. O importante é que sejam muito felizes, neste dia e em todos os que se seguem!

Para mais informações sobre as medidas da DGS sobre a organização de casamentos, podem também seguir o nosso artigo sobre as mesmas, aqui!

 

Gostavam de saber mais sobre nós e também alguns detalhes de um casamento organizado em tempo de pandemia? Leiam a história da Marine Antunes e do Tiago Castro, na MAGG.

Orientações da DGS para Casamentos e Batizados

Orientações da DGS para Casamentos e Batizados

ATUALIZAÇÃO ESTADO DE EMERGÊNCIA

De acordo com as novas normas da DGS, nos eventos de natureza familiar (festas de casamento, batizados e aniversários), com reunião de pessoas fora do agregado familiar, os participantes e profissionais devem apresentar um teste negativo à COVID-19 , sempre que o número de participantes seja superior 10.

Estes testes devem ser realizados mesmo que os participantes tenham já sido vacinados contra a COVID-19.

Os testes a efetuar podem ser:

  • PCR – até 72h antes do evento;
  • Rápidos de Antigénio (TRAg) – até 48h antes do evento;
  • Testes rápidos de Antigénio em modalidade de autoteste – no dia e local do evento e supervisionados por um profissional de saúde.

Neste âmbito, ainda não existem informações sobre quem fica responsável por fazer cumprir estes procedimentos ou quem irá fiscalizar a sua execução. Atualizaremos este artigo assim que estes esclarecimentos forem prestados.

O limite de convidados de 50% da lotação do espaço onde são realizados mantém-se, conforme as normas aplicadas a 01/05/2021.

De acordo com o despacho n.º 4208-B/2021 – DIÁRIO DA REPÚBLICA N.º 79/2021, 2.º SUPLEMENTO, SÉRIE II DE 2021-04-23, não existe limite de horário para a celebração de casamentos e batizados.

As restantes medidas abaixo continuam a aplicar-se.

Iremos atualizando a informação e pedimos a todos que se mantenham em segurança.

Hoje falamos de um tema incontornável: estes meses têm sido marcados por incerteza em relação ao futuro dos eventos no nosso país, por isso queremos deixar-vos um resumo quanto às novas orientações da DGS para eventos familiares (casamentos e batizados).

 

Os casamentos e batizados devem seguir as seguintes recomendações:

 

♡ Norma: Caso suspeito – todos os fornecedores deverão ter um plano caso surja um empregado com suspeita de COVID-19, ou seja, que aparente sintomas, que tenha tido contacto com um caso confirmado ou profissionais em locais onde pacientes de COVID-19 são tratados.

 

♡ Orientações acerca de:

 

Plano de contingência:

– Como falámos acima, na “Norma”, todas as empresas deverão ter um plano de contigência não só na eventualidade de haver um caso suspeito ou mesmo uma epidemia de COVID-19 dentro da empresa, mas também de prevenção para que isso não aconteça. Este plano deverá passar pela formação de trabalhadores, pela higienização frequente das mãos, pelo cumprimento da etiqueta respiratória, do cumprimento do distanciamento social, sempre que possível, e da definição de locais de passagem e de isolamento específicos, em caso de necessidade;

 

– Caso haja de facto um suspeito confirmado, a área de isolamento deverá ficar encerrada até que tenha sido feita a sua desinfecção completa. As áreas frequentadas pelo trabalhador com caso confirmado, também deverão ser desinfectadas antes de voltarem a ser utilizadas. As pessoas que tenham tido contacto próximo com o suspeito deverão também isolar-se tanto quanto possível e serão monitorizados de perto pelo Ministério da Saúde.

 

Estabelecimentos:

– Assegurar a etiqueta respiratória adequada através do uso de máscara, particularmente em espaços fechados;

– Colocar à disposição, em vários locais, solução antisséptica de base alcoólica e incentivar o seu uso;

 

Desinfeção:

– Aumentar a frequência de limpeza dos espaços, sempre de natureza húmida e, preferivelmente, com panos descartáveis e de uso único – materiais reutilizáveis devem ser desinfetados após cada utilização;

– Garantir que os profissionais que se ocupam das casas de banho não são os mesmos que limpam as áreas de preparação de alimentos;

– Aconselha-se a que todos os profissionais de limpeza usem equipamento de protecção individual, como máscaras, luvas descartáveis resistentes e bata impermeável.

 

Máscaras:

– Deve sempre lavar-se e desinfectar-se as mãos antes da colocação da máscara e depois de a retirar; 

– Deve evitar-se tocar na máscara enquanto esta estiver em utilização;

– Não é aconselhada a reutilização de uma máscara de uso único;

– O uso de máscara não invalida a necessidade de distanciamento social.

 

Restauração e bebidas (incluindo quintas para eventos):

– Privilegiar o uso de espaços exteriores e reduzir a lotação máxima de forma a garantir o distanciamento de 2 metros (coabitantes estão isentos deste distanciamento);

– Garantir que as mesas e cadeiras permitem este distanciamento de 2 metros – por exemplo através de lugares na diagonal;

– Garantir que qualquer alteração da disposição de mesas e cadeiras é feita por um empregado do local;

– Remover motivos decorativos das mesas;

– Desaconselhar serviços de buffet e self-service.

 

Locais de culto:

– Privilegiar o uso de espaços exteriores e reduzir a lotação máxima de forma a garantir o distanciamento de 2 metros (coabitantes estão isentos deste distanciamento);

 

♡ Informação: Máscaras – de uso único ou reutilizáveis, e colocadas sobre o nariz e a boca, de forma a fazer uma proteção respiratória completa. Para casamentos, máscaras comunitárias (ou seja, reutilizáveis, em tecido e não necessariamente certificadas) são suficientes e obrigatórias em todos os espaços fechados.  

 

Deixamo-vos ainda assim o link para o documento da DGS onde podem verificar mais detalhes: https://bit.ly/DGS_Eventos

 

Qualquer uma destas indicações deve ser revista junto dos vossos fornecedores, pois terão as suas próprias formas de atuação. Para além disso é previsível que existam novas atualizações, das quais vamos, sempre que possível, informar-vos.

 

Caso tenham alguma dúvida, entrem em contacto connosco e teremos todo o gosto em esclarecer o que conseguirmos. ♥

Como organizar um evento à distância?

Como organizar um evento à distância?

Este tema surgiu-nos por causa da época que vivemos, mas na verdade consideramos que a sua utilidade poderá ser transversal a outros momentos, nomeadamente para pessoas que vivam no estrangeiro ou numa cidade diferente daquela onde o evento terá lugar.

 

Pode parecer uma situação muito complicada, mas vamos lá desmistificar! Se é este o vosso caso, se necessitam de organizar um evento à distância por algum motivo, instalem-se, pois é para vocês que vamos falar (ou escrever, neste caso)!  

 

 

  • A Internet é a vossa melhor amiga

Estamos sem dúvida numa era em que o processo de pesquisar serviços à distância está muito facilitado, por isso aproveitem! 

Anotem as categorias de fornecedores que irão necessitar (animação, catering, maquilhagem…) e comecem a pesquisar várias opções dentro de cada uma delas. Analisem sites, redes sociais, referências em fóruns, e comecem a criar uma lista com os que vos pareceram adequados ao que pretendem.

É também o sítio e momento ideais para procurarem alguma inspiração. O evento vai ser temático? O que é que imaginam em termos de decoração ou atividades?

 

 

  • Analisem avaliações de outros clientes

Vejam o que é que os clientes antigos destacaram de bom e de mau nos fornecedores que estão a pensar contratar. Analisem se o que é salientado como positivo faz parte dos fatores que são valorizados por vocês. 

Há uma dica que adoramos no que diz respeito a feedback de clientes: a forma como as empresas respondem a críticas negativas. O modo como encara e responde (ou não) a comentários menos bons diz muito sobre um fornecedor, portanto vamos lá também espreitar estas avaliações.

 

 

  • Visitas “virtuais” ao local 

Achamos que a escolha do espaço poderá ser uma das tarefas mais complicadas de fazer à distância. Uma visita virtual poderá ajudar-vos muito a diminuir o rol de candidatos. Se, depois desta, conseguirem fazer uma visita física antes de tomarem a decisão final tanto melhor, mas a visita virtual pode servir como filtro, para reduzir a quantidade de deslocações a fazer. 

Perguntem se vos podem apresentar o espaço por videochamada: só o simples facto de vos responderem afirmativamente a esta questão já demonstra que são flexíveis e se adaptam às necessidades dos clientes, o que poderá ser uma ótima característica. Esta “visita” é um dois em um, pois vai permitir perceberem se é ou não o que procuram e também se há empatia com os responsáveis. Uma das grandes questões relacionadas com não visitarem fisicamente o local é a noção das áreas; façam perguntas específicas como “quantas pessoas cabem nessa sala?” ou “quantas mesas é possível colocar nesse canto?”. Vão ver que vai ajudar! 

 

 

  • Usem e abusem das chamadas e videochamadas

Falar “cara-a-cara” com os fornecedores vai ajudar a estabelecerem mais facilmente uma relação com eles e perceberem se são “os tais”. Para além disso o facto de vocês lhes poderem apresentar as vossas ideias deste modo também facilitará o entendimento da parte deles. Invistam na comunicação como meio de colmatar a distância!

 

 

  • Deem preferência a fornecedores locais

Se a vossa  necessidade de organizar um evento à distância está relacionada com o sítio onde se encontram, uma boa dica é escolherem fornecedores que estejam próximos do local onde o evento se irá realizar: vão poupar bastante em transporte e alojamento e, para além disso, se os fornecedores já conhecerem a zona, conseguirão alertar-vos mais facilmente para possíveis entraves ou dificuldades. 

Claro que nem todos os fornecedores precisam de ser locais; se estivermos a falar por exemplo de alianças, podem perfeitamente ser escolhidas diretamente por vocês no local onde residem. Serviços como o cake design, no entanto, devem sem dúvida estar próximos para facilitar todo o processo logístico, já de si delicado.

 

 

  • Contratem os serviços de um event planner

Nós sabemos, talvez este conselho possa parecer um pouco tendencioso, mas vamos já justificá-lo. Se há situação em que pedir a ajuda de um profissional da área faz sentido, a distância do local onde vai decorrer o evento é sem dúvida uma delas. O event planner (ou organizador de eventos) conhece o mercado e os profissionais que nele atuam para os vários serviços que vocês irão necessitar. Se for especialista na zona tanto melhor! A comunicação com este profissional é um factor-chave; ele será os vossos olhos, ouvidos e mãos no local. 

Se se trata de um casamento e ainda não estão familiarizados com a figura do wedding planner então vejam o nosso artigo sobre o tema, aqui.

 

Para além das tarefas referidas nestas 6 sugestões, há outras missões que não carecem que saiam de casa, como a escolha das músicas para o evento. Vai haver pista de dança? E que tal começarem a treinar umas coreografias? Para além disso, há também serviços para os quais é mais fácil tomar todas as decisões sem qualquer contacto físico, como por exemplo os convites.

Já estão convencidos que há muito a fazer mesmo sem sair de casa? Mangas arregaçadas? Vamos a isso, está na hora de começar!