Como analisar propostas de espaços para eventos?

Como analisar propostas de espaços para eventos?

Hoje falamos especialmente para quem está no início da aventura que é planear um evento. Não nos focamos especificamente em casamentos, porque na verdade, este artigo é aplicável tanto a casamentos, como a batizados ou a qualquer outro evento.

 

Um dos primeiros passos a tomar será, sem dúvida, a escolha do espaço onde irá ocorrer – até porque esta poderá influenciar outros fatores importantes, como a data e o orçamento. Mas, quando pedimos orçamentos a espaços, nem sempre temos a tarefa simplificada com a sua análise e esta é uma das dúvidas mais recorrentes dos nossos clientes. Afinal, o que significa aquele valor?

 

Vamos tentar simplificar, dando-vos as dicas que usamos no nosso dia-a-dia com este processo.

 

Estão preparados? Têm convosco uma caneta, um papel ou alguma forma de tomar nota digitalmente? (Vá, a Raquel diz que é mais simples guardarem este artigo e lerem-no quando quiserem, mas a Isa vota nas notas). Vamos a isto:

 

Tentem ver além do preço 

 

Começamos pela dica mais difícil, mas que para nós é das mais importantes. Sabemos bem a tentação que é passar as páginas até vermos os números que vão influenciar a nossa carteira mas, sobretudo em relação aos espaços, é muito importante compreender o que está incluído no valor indicado. 

 

Vejamos um exemplo comum em quintas de eventos: Imaginemos que a quinta X cobra 100€ por pessoa e que inclui a refeição completa ao longo do dia, bar aberto ilimitado, animação de adultos e toda a decoração. Dependendo das vossas necessidades, esta poderá compensar mais do que a quinta Y que cobra 90€ por pessoa, mas que não inclui a animação ou a decoração do evento (que por norma são itens com algum impacto financeiro).

 

É por isso que é importante fazer os cálculos tendo em conta todos os vossos convidados e os fornecedores procuram, porque por vezes aquele número mais elevado na ementa poderá levar-vos a uma boa poupança no final do processo. 

 

Leiam e releiam as condições 

 

O motivo pelo qual cada evento é diferente, é porque as pessoas para quem são criados são também elas diferentes, com prioridades e visões próprias.

 

É (também) aí que entra a importância de ver as condições do espaço com a máxima atenção. São estas que vão responder a questões como:

 

Qual é o número mínimo e máximo de pessoas? É importante perceber se o local é grande o suficiente para o vosso evento ou, caso o número mínimo de convidados seja inferior ao considerado pelo espaço, se é possível negociar, pois por vezes é uma opção, com um aumento do custo por pessoa, por exemplo.  Aqui é preciso ter atenção, pois o mínimo costuma dizer respeito aos adultos pagantes, sem incluir crianças. O que nos leva ao próximo ponto.

 

Existem menus infantis? Se sim, como são e qual o valor? Muitos fornecedores têm o conceito de crianças não pagantes e pagantes: essencialmente  até uma determinada idade (na maioria dos casos 2 ou 3 anos) não pagam qualquer valor e poderão ter uma refeição simples, adequada às suas necessidades, e crianças a partir dessa idade até um pouco mais crescidas(muitas vezes 8 ou 9 anos), pagam apenas 50% do valor e poderão igualmente ter um menu específico ou comer o mesmo que os adultos em doses menores. Dependendo do número de mini convidados no vosso evento, esta questão poderá ser bastante relevante para o vosso orçamento. 

 

Quanto tempo pode durar o evento e até que horas? Havendo um limite de horas de serviço ou uma hora específica de fecho, poderá não ser o local mais interessante para quem queira organizar uma festa pela noite fora. Verifiquem também se são permitidas horas extra e, se sim, qual o custo. Dependendo do vosso orçamento (e prioridades), esta pode ser uma forma de contornar a questão. 

 

O bar aberto está incluído durante todo o evento? Tal como na pergunta anterior, este pode ser um ponto essencial, dependendo dos vossos convidados e do tipo de evento. Verifiquem, caso haja um limite, se é possível negociar este ponto e qual seria o custo adicional. 

 

♡  Caso haja alguma cerimónia no local, é cobrado algum custo extra pela sua montagem? Umas cadeiras, uma mesa a servir de apoio a quem celebra a cerimónia, quem sabe uma passadeira e algumas flores para decorar. Estão a imaginar? Ótimo! Agora resta saber se este cenário idílico tem algum custo adicional ou se está incluído no valor dado por pessoa. 

 

Existe alojamento no local? Atualmente há muitos fornecedores a apostar nesta questão, já que há uma procura cada vez maior por parte dos clientes, para garantir que pelo menos eles e as pessoas mais próximas aproveitam a festa ao máximo, sem se preocupar com as horas. Aqui é importante ter em conta o valor do alojamento, bem como se será necessário reservar todos os quartos disponíveis, ou se podem fazê-lo apenas parcialmente. 

 

Qual é o valor do IVA? Esta questão nem sempre vem explícita nas propostas e, se for esse o caso, aconselhamos sempre a confirmarem com o fornecedor de que forma é que o IVA é aplicado por eles. Enquanto que há quem aplique os típicos 23%, existem fornecedores que fazem um rácio do aluguer do espaço, das bebidas e da comida servida, que poderá levar a um IVA médio de 15% ou 18% sobre o preço indicado. O impacto no valor final é inegável, por isso procurem por essa informação antes de tomar decisões.

 

Delineando bem na vossa cabeça o que é verdadeiramente importante para vocês, a resposta a estas questões será o suficiente para escolher ou excluir um espaço, bem como perceber se o valor compensará quando todas as contas estiverem feitas.

 

Não deixem temas em aberto – nada como perguntar aos responsáveis pelos espaços – e  tenham as respostas a todos os pontos principais da contratação do serviço através de comunicação escrita entre as partes. Caso surjam questões no futuro sabem exatamente onde procurar a resposta.

 

Mas digam-nos, ajudámos a desconstruir as propostas ou ainda têm dúvidas? Falem connosco, teremos todo o gosto em ajudar!

Visitas técnicas a espaços para casamentos | Parte III

Visitas técnicas a espaços para casamentos | Parte III

​Se ainda não leram a Parte I e II vão lá dar uns saltinhos (deixamos o link da primeira parte AQUI e o link para a segunda parte AQUI, que não queremos que vos falte nada). Ficamos a aguardar.

 

 

Tanto tempo? Ficou para leitura de mesa de cabeceira, não é verdade? 

 

Portanto agora que já sabem o que são visitas técnicas e têm várias sugestões de perguntas a fazer vamos terminar essa lista:

 

♡ É feita prova/degustação dos pratos (e do bolo, se estiver incluído)? Tem um custo ou está contemplada? Estando incluída, para quantas pessoas? 

 

♡ Quantidade e qualidade da iluminação interior e exterior.​

♡ Tem bar aberto? Há limitações de quantidade ou horário?​

♡ O que acontece aos excedentes dos buffets? Podem ser levados no final do evento? Em caso afirmativo, devem levar caixas para o efeito ou são fornecidas pelo espaço? ​

♡ É possível realizar a cerimónia no local? Onde? Fazem a montagem e decoração? Tem um custo extra? ​

♡ Têm quarto ou quartos de apoio? Pode ser bastante útil para sestas, guardar presentes ou até para a preparação do casal, se for possível. ​

♡ Onde ficará a animação infantil e/ou babysitter? ​

♡ Onde é realizada a refeição do STAFF? Qual o custo?​

♡ Existe possibilidade de pré-reserva do espaço? Caso queiram avançar é realizado contrato? Quais os próximos passos e condições?​

 

E as questões poderiam não acabar aqui. Há mais algumas que sentimos necessidade de fazer sempre e outras que surgem associadas à experiência e preocupações de determinado casal. Há alguma bebida que façam questão que seja de determinada marca? Não deixem de perguntar! Parece muito que esta questão foi inspirada em situações passadas? É porque foi! 

 

Já encontraram o espaço para o vosso grande dia? É uma das primeiras grandes decisões, nesta fase bonita que é o noivado.

Orientações da DGS para Casamentos e Batizados

Orientações da DGS para Casamentos e Batizados

ATUALIZAÇÃO 22/12/2021 – MEDIDAS COVID 2021 

Tem hoje início um reforço das medidas de controlo da pandemia. Podem ver a informação completa AQUI.

No que respeita a regras que afetam casamentos e batizados, as mesmas iniciam à meia noite de dia 25 de dezembro, com teste negativo obrigatório para acesso a casamentos e batizados. Não existem até ao momento mais detalhes relativamente à forma como e por quem o controlo deverá ser efetuado.

Estas medidas deverão ser levantadas a 9 de janeiro de 2022, salvo indicação em contrário.

 

ATUALIZAÇÃO 30/09/2021 – MEDIDAS COVID 2021 

Dia 1 de outubro de 2021 tem início a terceira fase de desconfinamento e com ela são levantadas as restrições de lotação para casamentos e batizados. Mais informação AQUI.

 

ATUALIZAÇÃO 21/08/2021 – MEDIDAS COVID 2021 

De acordo com as normas da DGS, nos eventos de natureza familiar (festas de casamento, batizados e aniversários), com reunião de pessoas fora do agregado familiar, os participantes e profissionais devem apresentar um teste negativo à COVID-19, sempre que o número de participantes seja superior 10.

Os testes a efetuar podem ser:

  • PCR – até 72h antes do evento;
  • Rápidos de Antigénio (TRAg) – até 48h antes do evento;
  • Testes rápidos de Antigénio em modalidade de autoteste – no dia e local do evento e supervisionados por um profissional do local onde o mesmo é realizado.

 

Estes testes devem ser realizados mesmo que os participantes tenham já sido vacinados contra a COVID-19, exceto mediante a apresentação de Certificado Digital COVID da UE.

De acordo com o Decreto-Lei n.º 54-A/2021 o Certificado Digital COVID da UE dispensa a apresentação de comprovativo de realização de teste para despiste da infeção por SARS-CoV-2, nos casos em que esta seja exigida para assistir ou participar em eventos de natureza cultural, desportiva, corporativa ou familiar, designadamente casamentos e batizados.

 

De acordo com o mesmo decreto os menores de 12 anos ficam dispensados de apresentar um certificado digital COVID da UE ou um comprovativo de realização de teste para despistagem da infeção por SARS-CoV-2, sem prejuízo de a realização destes testes ser recomendável em determinados contextos.

 

Conforme o conselho de ministros extraordinário de 20/08/2021, o limite de convidados em eventos passa a 75% da lotação do espaço onde são realizados a partir de 23/08/2021, em todo o território nacional.

 

De acordo com o despacho n.º 4208-B/2021 – DIÁRIO DA REPÚBLICA N.º 79/2021, 2.º SUPLEMENTO, SÉRIE II DE 2021-04-23, não existe limite de horário para a celebração de casamentos e batizados.

 

As restantes medidas abaixo continuam a aplicar-se.

Iremos atualizando a informação e pedimos a todos que se mantenham em segurança.

Hoje falamos de um tema incontornável: estes meses têm sido marcados por incerteza em relação ao futuro dos eventos no nosso país, por isso queremos deixar-vos um resumo quanto às novas orientações da DGS para eventos familiares (casamentos e batizados).

 

Os casamentos e batizados devem seguir as seguintes recomendações:

 

♡ Norma: Caso suspeito – todos os fornecedores deverão ter um plano caso surja um empregado com suspeita de COVID-19, ou seja, que aparente sintomas, que tenha tido contacto com um caso confirmado ou profissionais em locais onde pacientes de COVID-19 são tratados.

 

♡ Orientações acerca de:

 

Plano de contingência:

– Como falámos acima, na “Norma”, todas as empresas deverão ter um plano de contigência não só na eventualidade de haver um caso suspeito ou mesmo uma epidemia de COVID-19 dentro da empresa, mas também de prevenção para que isso não aconteça. Este plano deverá passar pela formação de trabalhadores, pela higienização frequente das mãos, pelo cumprimento da etiqueta respiratória, do cumprimento do distanciamento social, sempre que possível, e da definição de locais de passagem e de isolamento específicos, em caso de necessidade;

 

– Caso haja de facto um suspeito confirmado, a área de isolamento deverá ficar encerrada até que tenha sido feita a sua desinfecção completa. As áreas frequentadas pelo trabalhador com caso confirmado, também deverão ser desinfectadas antes de voltarem a ser utilizadas. As pessoas que tenham tido contacto próximo com o suspeito deverão também isolar-se tanto quanto possível e serão monitorizados de perto pelo Ministério da Saúde.

 

Estabelecimentos:

– Assegurar a etiqueta respiratória adequada através do uso de máscara, particularmente em espaços fechados;

– Colocar à disposição, em vários locais, solução antisséptica de base alcoólica e incentivar o seu uso;

 

Desinfeção:

– Aumentar a frequência de limpeza dos espaços, sempre de natureza húmida e, preferivelmente, com panos descartáveis e de uso único – materiais reutilizáveis devem ser desinfetados após cada utilização;

– Garantir que os profissionais que se ocupam das casas de banho não são os mesmos que limpam as áreas de preparação de alimentos;

– Aconselha-se a que todos os profissionais de limpeza usem equipamento de protecção individual, como máscaras, luvas descartáveis resistentes e bata impermeável.

 

Máscaras:

– Deve sempre lavar-se e desinfectar-se as mãos antes da colocação da máscara e depois de a retirar; 

– Deve evitar-se tocar na máscara enquanto esta estiver em utilização;

– Não é aconselhada a reutilização de uma máscara de uso único;

– O uso de máscara não invalida a necessidade de distanciamento social.

 

Restauração e bebidas (incluindo quintas para eventos):

– Privilegiar o uso de espaços exteriores e reduzir a lotação máxima de forma a garantir o distanciamento de 2 metros (coabitantes estão isentos deste distanciamento);

– Garantir que as mesas e cadeiras permitem este distanciamento de 2 metros – por exemplo através de lugares na diagonal;

– Garantir que qualquer alteração da disposição de mesas e cadeiras é feita por um empregado do local;

– Remover motivos decorativos das mesas;

– Desaconselhar serviços de buffet e self-service.

 

Locais de culto:

– Privilegiar o uso de espaços exteriores e reduzir a lotação máxima de forma a garantir o distanciamento de 2 metros (coabitantes estão isentos deste distanciamento);

 

♡ Informação: Máscaras – de uso único ou reutilizáveis, e colocadas sobre o nariz e a boca, de forma a fazer uma proteção respiratória completa. Para casamentos, máscaras comunitárias (ou seja, reutilizáveis, em tecido e não necessariamente certificadas) são suficientes e obrigatórias em todos os espaços fechados.  

 

Deixamo-vos ainda assim o link para o documento da DGS onde podem verificar mais detalhes: https://bit.ly/DGS_Eventos

 

Qualquer uma destas indicações deve ser revista junto dos vossos fornecedores, pois terão as suas próprias formas de atuação. Para além disso é previsível que existam novas atualizações, das quais vamos, sempre que possível, informar-vos.

 

Caso tenham alguma dúvida, entrem em contacto connosco e teremos todo o gosto em esclarecer o que conseguirmos. ♥

Como organizar um evento à distância?

Como organizar um evento à distância?

Este tema surgiu-nos por causa da época que vivemos, mas na verdade consideramos que a sua utilidade poderá ser transversal a outros momentos, nomeadamente para pessoas que vivam no estrangeiro ou numa cidade diferente daquela onde o evento terá lugar.

 

Pode parecer uma situação muito complicada, mas vamos lá desmistificar! Se é este o vosso caso, se necessitam de organizar um evento à distância por algum motivo, instalem-se, pois é para vocês que vamos falar (ou escrever, neste caso)!  

 

 

  • A Internet é a vossa melhor amiga

Estamos sem dúvida numa era em que o processo de pesquisar serviços à distância está muito facilitado, por isso aproveitem! 

Anotem as categorias de fornecedores que irão necessitar (animação, catering, maquilhagem…) e comecem a pesquisar várias opções dentro de cada uma delas. Analisem sites, redes sociais, referências em fóruns, e comecem a criar uma lista com os que vos pareceram adequados ao que pretendem.

É também o sítio e momento ideais para procurarem alguma inspiração. O evento vai ser temático? O que é que imaginam em termos de decoração ou atividades?

 

 

  • Analisem avaliações de outros clientes

Vejam o que é que os clientes antigos destacaram de bom e de mau nos fornecedores que estão a pensar contratar. Analisem se o que é salientado como positivo faz parte dos fatores que são valorizados por vocês. 

Há uma dica que adoramos no que diz respeito a feedback de clientes: a forma como as empresas respondem a críticas negativas. O modo como encara e responde (ou não) a comentários menos bons diz muito sobre um fornecedor, portanto vamos lá também espreitar estas avaliações.

 

 

  • Visitas “virtuais” ao local 

Achamos que a escolha do espaço poderá ser uma das tarefas mais complicadas de fazer à distância. Uma visita virtual poderá ajudar-vos muito a diminuir o rol de candidatos. Se, depois desta, conseguirem fazer uma visita física antes de tomarem a decisão final tanto melhor, mas a visita virtual pode servir como filtro, para reduzir a quantidade de deslocações a fazer. 

Perguntem se vos podem apresentar o espaço por videochamada: só o simples facto de vos responderem afirmativamente a esta questão já demonstra que são flexíveis e se adaptam às necessidades dos clientes, o que poderá ser uma ótima característica. Esta “visita” é um dois em um, pois vai permitir perceberem se é ou não o que procuram e também se há empatia com os responsáveis. Uma das grandes questões relacionadas com não visitarem fisicamente o local é a noção das áreas; façam perguntas específicas como “quantas pessoas cabem nessa sala?” ou “quantas mesas é possível colocar nesse canto?”. Vão ver que vai ajudar! 

 

 

  • Usem e abusem das chamadas e videochamadas

Falar “cara-a-cara” com os fornecedores vai ajudar a estabelecerem mais facilmente uma relação com eles e perceberem se são “os tais”. Para além disso o facto de vocês lhes poderem apresentar as vossas ideias deste modo também facilitará o entendimento da parte deles. Invistam na comunicação como meio de colmatar a distância!

 

 

  • Deem preferência a fornecedores locais

Se a vossa  necessidade de organizar um evento à distância está relacionada com o sítio onde se encontram, uma boa dica é escolherem fornecedores que estejam próximos do local onde o evento se irá realizar: vão poupar bastante em transporte e alojamento e, para além disso, se os fornecedores já conhecerem a zona, conseguirão alertar-vos mais facilmente para possíveis entraves ou dificuldades. 

Claro que nem todos os fornecedores precisam de ser locais; se estivermos a falar por exemplo de alianças, podem perfeitamente ser escolhidas diretamente por vocês no local onde residem. Serviços como o cake design, no entanto, devem sem dúvida estar próximos para facilitar todo o processo logístico, já de si delicado.

 

 

  • Contratem os serviços de um event planner

Nós sabemos, talvez este conselho possa parecer um pouco tendencioso, mas vamos já justificá-lo. Se há situação em que pedir a ajuda de um profissional da área faz sentido, a distância do local onde vai decorrer o evento é sem dúvida uma delas. O event planner (ou organizador de eventos) conhece o mercado e os profissionais que nele atuam para os vários serviços que vocês irão necessitar. Se for especialista na zona tanto melhor! A comunicação com este profissional é um factor-chave; ele será os vossos olhos, ouvidos e mãos no local. 

Se se trata de um casamento e ainda não estão familiarizados com a figura do wedding planner então vejam o nosso artigo sobre o tema, aqui.

 

Para além das tarefas referidas nestas 6 sugestões, há outras missões que não carecem que saiam de casa, como a escolha das músicas para o evento. Vai haver pista de dança? E que tal começarem a treinar umas coreografias? Para além disso, há também serviços para os quais é mais fácil tomar todas as decisões sem qualquer contacto físico, como por exemplo os convites.

Já estão convencidos que há muito a fazer mesmo sem sair de casa? Mangas arregaçadas? Vamos a isso, está na hora de começar!