Como analisar propostas de espaços para eventos?
Hoje falamos especialmente para quem está no início da aventura que é planear um evento. Não nos focamos especificamente em casamentos, porque na verdade, este artigo é aplicável tanto a casamentos, como a batizados ou a qualquer outro evento.
Um dos primeiros passos a tomar será, sem dúvida, a escolha do espaço onde irá ocorrer – até porque esta poderá influenciar outros fatores importantes, como a data e o orçamento. Mas, quando pedimos orçamentos a espaços, nem sempre temos a tarefa simplificada com a sua análise e esta é uma das dúvidas mais recorrentes dos nossos clientes. Afinal, o que significa aquele valor?
Vamos tentar simplificar, dando-vos as dicas que usamos no nosso dia-a-dia com este processo.
Estão preparados? Têm convosco uma caneta, um papel ou alguma forma de tomar nota digitalmente? (Vá, a Raquel diz que é mais simples guardarem este artigo e lerem-no quando quiserem, mas a Isa vota nas notas). Vamos a isto:
Tentem ver além do preço
Começamos pela dica mais difícil, mas que para nós é das mais importantes. Sabemos bem a tentação que é passar as páginas até vermos os números que vão influenciar a nossa carteira mas, sobretudo em relação aos espaços, é muito importante compreender o que está incluído no valor indicado.
Vejamos um exemplo comum em quintas de eventos: Imaginemos que a quinta X cobra 100€ por pessoa e que inclui a refeição completa ao longo do dia, bar aberto ilimitado, animação de adultos e toda a decoração. Dependendo das vossas necessidades, esta poderá compensar mais do que a quinta Y que cobra 90€ por pessoa, mas que não inclui a animação ou a decoração do evento (que por norma são itens com algum impacto financeiro).
É por isso que é importante fazer os cálculos tendo em conta todos os vossos convidados e os fornecedores procuram, porque por vezes aquele número mais elevado na ementa poderá levar-vos a uma boa poupança no final do processo.
Leiam e releiam as condições
O motivo pelo qual cada evento é diferente, é porque as pessoas para quem são criados são também elas diferentes, com prioridades e visões próprias.
É (também) aí que entra a importância de ver as condições do espaço com a máxima atenção. São estas que vão responder a questões como:
♡ Qual é o número mínimo e máximo de pessoas? É importante perceber se o local é grande o suficiente para o vosso evento ou, caso o número mínimo de convidados seja inferior ao considerado pelo espaço, se é possível negociar, pois por vezes é uma opção, com um aumento do custo por pessoa, por exemplo. Aqui é preciso ter atenção, pois o mínimo costuma dizer respeito aos adultos pagantes, sem incluir crianças. O que nos leva ao próximo ponto.
♡ Existem menus infantis? Se sim, como são e qual o valor? Muitos fornecedores têm o conceito de crianças não pagantes e pagantes: essencialmente até uma determinada idade (na maioria dos casos 2 ou 3 anos) não pagam qualquer valor e poderão ter uma refeição simples, adequada às suas necessidades, e crianças a partir dessa idade até um pouco mais crescidas(muitas vezes 8 ou 9 anos), pagam apenas 50% do valor e poderão igualmente ter um menu específico ou comer o mesmo que os adultos em doses menores. Dependendo do número de mini convidados no vosso evento, esta questão poderá ser bastante relevante para o vosso orçamento.
♡ Quanto tempo pode durar o evento e até que horas? Havendo um limite de horas de serviço ou uma hora específica de fecho, poderá não ser o local mais interessante para quem queira organizar uma festa pela noite fora. Verifiquem também se são permitidas horas extra e, se sim, qual o custo. Dependendo do vosso orçamento (e prioridades), esta pode ser uma forma de contornar a questão.
♡ O bar aberto está incluído durante todo o evento? Tal como na pergunta anterior, este pode ser um ponto essencial, dependendo dos vossos convidados e do tipo de evento. Verifiquem, caso haja um limite, se é possível negociar este ponto e qual seria o custo adicional.
♡ Caso haja alguma cerimónia no local, é cobrado algum custo extra pela sua montagem? Umas cadeiras, uma mesa a servir de apoio a quem celebra a cerimónia, quem sabe uma passadeira e algumas flores para decorar. Estão a imaginar? Ótimo! Agora resta saber se este cenário idílico tem algum custo adicional ou se está incluído no valor dado por pessoa.
♡ Existe alojamento no local? Atualmente há muitos fornecedores a apostar nesta questão, já que há uma procura cada vez maior por parte dos clientes, para garantir que pelo menos eles e as pessoas mais próximas aproveitam a festa ao máximo, sem se preocupar com as horas. Aqui é importante ter em conta o valor do alojamento, bem como se será necessário reservar todos os quartos disponíveis, ou se podem fazê-lo apenas parcialmente.
♡ Qual é o valor do IVA? Esta questão nem sempre vem explícita nas propostas e, se for esse o caso, aconselhamos sempre a confirmarem com o fornecedor de que forma é que o IVA é aplicado por eles. Enquanto que há quem aplique os típicos 23%, existem fornecedores que fazem um rácio do aluguer do espaço, das bebidas e da comida servida, que poderá levar a um IVA médio de 15% ou 18% sobre o preço indicado. O impacto no valor final é inegável, por isso procurem por essa informação antes de tomar decisões.
Delineando bem na vossa cabeça o que é verdadeiramente importante para vocês, a resposta a estas questões será o suficiente para escolher ou excluir um espaço, bem como perceber se o valor compensará quando todas as contas estiverem feitas.
Não deixem temas em aberto – nada como perguntar aos responsáveis pelos espaços – e tenham as respostas a todos os pontos principais da contratação do serviço através de comunicação escrita entre as partes. Caso surjam questões no futuro sabem exatamente onde procurar a resposta.
Mas digam-nos, ajudámos a desconstruir as propostas ou ainda têm dúvidas? Falem connosco, teremos todo o gosto em ajudar!
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